Con motivo de la expedición de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, GAMAN GROUP S.A.S. ha adoptado una Política para el Tratamiento de los Datos Personales.

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Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de GAMAN GROUP S.A.S., quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.

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RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

GAMAN GROUP S.A.S., con sede principal en la avenida carrera 9 No.113 52 oficina 704 de la ciudad de Bogotá, Colombia, con teléfono de contacto (601) 7470783 y cuenta de correo electrónico administrativo@gamangroup.com.co, será el Responsable General del Tratamiento de la información que reposa en las bases de datos de cada una de las áreas que la conforman, sin embargo, ha determinado como Encargado, a la administrativa de la empresa en virtud de la clase de datos manejados por ella.

 TRATAMIENTO Y FINALIDAD
 

De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y de conformidad con las autorizaciones impartidas por los titulares de la información, GAMAN GROUP S.A.S. realizará operaciones o conjunto de operaciones que incluyen recolección de datos, su almacenamiento, uso, circulación y/o supresión. Este Tratamiento de datos se realizará exclusivamente con fines empresariales y de acuerdo con el grupo de interés, específicamente de:

CLIENTES, PROVEEDORES Y SOCIOS
 

GAMAN GROUP S.A.S. solicitará a sus clientes, proveedores y socios, únicamente los datos personales que requiera para la ejecución del objeto del contrato suscrito. El cliente, proveedor y socio debe certificar a GAMAN GROUP S.A.S. que cuenta con la autorización para recolectar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, compilar, intercambiar, actualizar y disponers de sus datos personales.

Dichos datos se incorporan en el sistema de información ERP de GAMAN GROUP S.A.S., al cual tiene acceso el trabajador designado por la empresa para la ejecución del contrato.

VISITANTES
 

GAMAN GROUP S.A.S. informará a los visitantes en sus instalaciones el tratamiento que le dará a la información personal que les solicite para cumplimiento de las normas del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – SG-SST. 

DERECHOS DE LOS TITULARES

Como titular de sus datos personales Usted tiene derecho a:

i. Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
ii. Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
iii. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
iv. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
v. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
vi. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles.
vii. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

ATENCIÓN DE CONSULTAS, QUEJAS Y PETICIONES

Área responsable de la atención de consultas, quejas y reclamos: La dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de los datos personales puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir el dato o rectificar la Autorización en los términos de Ley, es la administrativa de GAMAN GROUP S.A.S., en la AK 9 113 52 OFC 704, teléfono 6017470783, correo electrónico: administrativo@gamangroup.com.co

CONSULTAS

Para la presentación de consultas, el Titular de la Información o sus apoderados, y para efectos de garantizar la seguridad de la información, podrán optar por realizar la solicitud personalmente o por medio de escrito.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora e indicando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

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a) Si el Titular o sus apoderados optan por realizar la consulta personalmente ante el área responsable de la atención de peticiones y reclamos, deberá identificarse plenamente mediante cédula de ciudadanía o documento equivalente.

b) Si el Titular o sus apoderados optan por presentar su consulta por medio escrito, el documento deberá contar con diligencia ante notaria (o autoridad competente) con presentación personal y reconocimiento del contenido. En el escrito se deberá indicar la dirección del peticionario, y adjuntar copia del documento de identificación personal. Si la consulta es realizada mediante autorizado o apoderado se deberá adjuntar original de la Autorización o poder del Titular de los datos, autenticada ante notario público y el documento de identificación personal del autorizado o apoderado.

c) Si la consulta se refiere a un Titular fallecido, el cónyuge, compañero permanente, hijo o familiar deben presentar solicitud escrita debidamente autenticada, adjuntando el certificado de defunción del Titular de la información y adicionalmente deberán presentar, según el caso:

• Si es el Cónyuge o compañero (a) permanente:
- Documento original de identificación personal del Cónyuge o compañero (a) permanente.
- Registro civil de matrimonio o declaración extra juicio de la unión marital de hecho.
 

• Si la calidad es la de Hijo: Documento original de identificación personal del hijo y copia del registro civil de nacimiento.
 

• Si la calidad es de otro tipo de familiar:
- Documento original de la identificación personal del familiar.
- Registros civiles del (la) fallecido (a) y del peticionario, con el que se acredite el parentesco.
 

PETICIONES O QUEJAS
 

El Titular o sus apoderados que consideren que la información contenida en una de las bases de datos de GAMAN GROUP S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, podrá presentar una petición ante el Responsable o el Encargado del tratamiento de la información de la siguiente manera:

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a) La petición se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del titular (nombre completo, número de identificación, tipo de relación con la compañía), la descripción de los hechos que dan lugar a la petición, la dirección a la cual puede enviársele respuesta y los documentos que desee validar. Si la petición resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los 5 días siguientes a la recepción de la petición para que subsane fallas, si dentro de los 2 meses siguientes a esta solicitud de completitud de documentos no presenta respuesta al requerimiento, se entenderá que ha desistido de su petición.
 

b) Las peticiones serán incorporadas en las bases de datos de GAMAN GROUP S.A.S. a través de la leyenda, PETICIÓN EN TRÁMITE, con el motivo del mismo y esta leyenda se mantendrá hasta que la petición sea atendida o desistida.
 

c) El término máximo para atender una petición será de 15 días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
 

d) El Titular o apoderado solo podrá presentar reclamo ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o Encargado de GAMAN GROUP S.A.S.
 

e) El Contador de GAMAN GROUP S.A.S. será el Encargado de monitorear y hacer seguimiento a los trámites para garantizar las respuestas a las peticiones recibidas dentro de los términos establecidos en esta política.

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ACCESO A LA INFORMACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE CAMBIOS

Las Bases de datos estarán alimentadas y administradas por la administrativa de GAMAN GROUP S.A.S. quien solo tendrá acceso a ellas. Toda solicitud de mejora (creación y/o modificación de usuarios, programas y reportes) será solicitada a ella.

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SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

La administrativa de GAMAN GROUP S.A.S. es la responsable de la información que maneja y deberá cumplir los lineamientos generales y especiales dados por GAMAN GROUP S.A.S. conforme a su política de seguridad corporativa y por la Ley para protegerla, evitar pérdidas, accesos no autorizados, exposición y utilización indebida de la misma. Así mismo, no debe suministrar información de la Entidad a ningún ente externo sin las autorizaciones respectivas.
 

REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS
 

De conformidad con el artículo 25 de la Ley 1581 y sus decretos reglamentarios, GAMAN GROUP S.A.S. registrará sus bases de datos junto con la presente política de tratamiento de Datos Personales, en el Registro Nacional de bases de datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, de conformidad con el procedimiento establecido para el efecto.
 

VIGENCIA
 

La presente política de tratamiento de datos personales rige a partir del año 2022 y complementa las políticas asociadas, con vigencia indefinida.
 

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.

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